SOMMAIRE :

1) Le cahier des charges d’un événement

2) Le rythme d’organisation / rétroplanning

3) Budget

4) Exemple de conducteur

5) Retex

Le cahier des charges doit répondre aux questions ci-dessous :

• Quel contexte ? (dans quel cadre, quel est l’objectif de l’événement)
• Pour quel public ? (quels sont les clubs et les populations concernés ?)
• Quelle zone géographique ? (Choix d’une ville / région avant de choisir le lieu)
• A quelle date ? (dates et horaires précis)
• Quelle logistique ? (comment les participants rejoignent le lieu ? (co-voiturage, besoin en parking, …) y-a-t-il besoin d’hébergement ? Qu’allons-nous manger ? (déjeuner assis, buffet, cocktail, pause ?)
• Quel programme ? (experts, ateliers, pédagogie)
• Quel déroulé ? (établir le déroulement précis - conducteur - de la journée avec la partie programme et la partie production)
• Quel budget ?  

🌱 J’intègre des critères de développement durable dans le cahier des charges 🌱

Les grandes étapes :

• Idéalement entre 1 an et 6 mois avant :
• lancement du projet,
• création du comité de pilotage,
• contact avec les équipes Maison Apm,
• choix de la date, du lieu, de la thématique et du contenu
• calage des dates des réunions de travail
• Au plus tard 1 mois ½ avant :
• choix des différents prestataires (technique, restauration, accueil…)
• brief de tous les prestataires
• Entre 15 et 7 jours avant :
• vérification du déroulé avec chaque prestataire (au minimum le lieu)
• J-1 et Jour J :
• derniers déroulés précis sur le lieu
  

Tout au long de la préparation, réunions de travail et points d’avancement réguliers.

Le budget doit intégrer :

• La location des espaces : espaces de réunion et de restauration
• La restauration : pauses et déjeuner/dîner le cas échéant
• Les frais du ou des experts : honoraires, frais de déplacement, frais d’hébergement et de restauration
• Les frais des animateurs : uniquement pour les événements hors cycle de rencontre
• Les frais de personnel : prestations d’accueil, vestiaire, sécurité, ménage, manutention
• Le matériel et la technique

Il convient de calculer un coût par participant

Modèle de budget : cliquez ici.

Le conducteur de la journée permet à tous les acteurs de l’événement de savoir précisément quel est son rôle à tout moment de la journée :

• Conducteur journée : exemple : cliquez ici.
  
• Conducteur plénière : sous le même format que le conducteur journée, indiquez précisément le minutage de toutes les séquences incluant
• les slides,
• les vidéos,
• la musique...

“Le temps passé sur le Débriefing de telle ou telle partie est proportionnel à son Intérêt pour le futur”, P. Dutartre.

Le retex associe toutes les parties prenantes à l'événement.

Il permet de progresser, connaître ses zones de confort à entretenir et ses zones d’inconfort à faire évoluer pour mieux se projeter lors d'un prochain événement.

Sa date doit être fixée avant l'événement et toutes les parties prenantes invitées.

Il peut être fait selon un modèle SWOT (Forces, Faiblesses, Opportunités, Menaces) ou des saisons (printemps / ensemencer, été / moissonner, automne / mettre en jachère et hiver / labourer), KISS (Keep, Improve, Start, Stop).

Modèle de RETEX d'un Extracycle : cliquez ici

En fonction du contexte sanitaire, adapter la recherche de lieu pour respecter les dernières normes en vigueur (ou les normes récentes les plus strictes). Faire très attention, à l’espace de déjeuner et de pauses qui représente plus de risques.

Attention les valeurs données sont à ajuster en fonction de la répartition effective de la salle, c'est-à-dire :

- les issues existantes (portes, fenêtres, issues de secours)

- des poteaux éventuels ou zones avec visibilité limitée

- des accès de l'office traiteur le cas échéant

- de l'installation technique le cas échéant (estrade, table pour vidéo projecteur...)

- des buffets de pauses boissons / accueil dans la salle

- s'il y a du mobilier non déplaçable

- des dimensions des tables

N'hésitez pas à demander aux lieux s'ils ont des tableaux récapitulatifs des capacités de leurs salles et à leur demander les mesures qu’ils ont mises en place, et des exemples d’événements qu’ils ont réalisés (avec si possible photos et plans).

Il est utile de leur préciser que nous souhaitons être confortables, nous n’utilisons pas les salles aux maximum de leur capacité.

Les éléments matériels et techniques souvent disponibles sur le lieu :

• Connexion internet (filaire / wifi) suffisante pour l’usage demandé :

- Combien de connexions en simultané ?

- Quel va être l'usage ? télécharger du contenu, répondre à une question, visionner une vidéo ?

- Pour la présentation diffusée, privilégier une connexion filaire (surtout si son et/ou vidéo)

- Si wifi, prévoir un wifi différent pour les organisateurs de celui des participants

• Vidéoprojecteurs et écrans :

- Taille et nombre suffisants pour assurer une visibilité partout dans la salle.

- En fonction, ajuster la quantité de texte sur les slides.

• Sonorisation :

- Vérifier la sonorisation existante.

• Micros :

A prévoir de préférence des micro H/F main. Quantité :

- 1 pour l'Animateur

- 1 par expert pour intervention avec 1 ou 2 experts

- lors d'une table ronde : 1 pour l'animateur et 1 ou 2 pour 5/6 experts

- pour les questions/réponses : en fonction de la taille de la salle et de la facilité à se déplacer

- micro cravate si interviews

• Paperboards :

- En fonction des besoins. Si non disponible sur place, souvent facilement remplaçables par des post-it géants.

• Supports signalétiques / formats : écrans, potelets signalétique :

Le nombre de supports utilisables et leurs formats

- L'orientation portrait / paysage

- Combien sont déplaçables

- Sur les supports numériques, l'image/la vidéo peut elle être différente en fonction des écrans ?- Possibilité de modifier l'affichage en cours de journée

Autre matériel à prévoir

Commande sur la Boutique Apm https://boutique.apm.fr

• Kakemonos Apm
• Affiches Apm
• Pin's Apm
• Stylos...

ou à la Maison Apm, si pas dans la boutique.

• Demandes spécifiques des experts et/ou animateurs
• Badges
• Blocs notes..
  

🌱 Supprimer les goodies et cadeaux remis aux participants (type carnet, stylo et autres supports de communication) 🌱

Voici nos recommandations dans l’organisation de la restauration durant l’événement :

Déjeuner / Dîner

• Privilégier des repas assis
• Si cocktail déjeunatoire/dinatoire, être vigilant sur
• plusieurs points de buffets
• du passage plateau
• pièces choisies (copieuses, pratiques à manger, minimum 16/18 pièces)
• prévoir des assises
• compter 1,5 m² par personne
• Prévoir des options végétariennes / vegan (à demander si possible à l’inscription)
• Privilégier des produits de saison, bio, en circuits courts…
• Vérifier l’existence de politique RSE du traiteur (au niveau du personnel, de ses prestataires, de la gestion des déchets…)

🌱 Une majorité des menus proposés sont équilibrés d'un point de vue nutritionnel 🌱

La répartition à table pour un repas assis :

• Un placement organisé est nécessaire si il y a une volonté de mélanger les clubs
• Pour un remplissage équilibré des tables prévoir des tickets / gommettes à remettre à l’accueil des participants et qui indiqueront sa table de déjeuner
  

Les Pauses

• Pauses boisson permanentes (café, thé, eau, jus de fruits)
• Pauses d’accueil le matin, pensez frugalité, éviter le gaspillage : un minimum de viennoiseries, privilégier des fruits de saison.
  

Evaluer les quantités

• Prendre en compte le % de no show : entre 3 et 6 %
• Pour les pauses, prévoir moins que le nombre d’inscrits, en général 80%
  ex : pour 100 inscrits, commander pour 80 personnes
  

🌱 Mettre en place un plan d'actions de lutte contre le gaspillage alimentaire 🌱

Il faut être attentif aux espaces pour :

• L’accueil / la remise des badges : espace nécessaire, mobilier, personnel si besoin
  
• Les vestiaires / la bagagerie si besoin : prendre en compte la météo, le nombre de personnes ayant une nuit sur place, communication à faire en fonction de l’espace disponible
• prévoir 2 hôtesses bagagerie pour 100 personnes
  

Les flux entre les différents temps (plénières, ateliers, repas…) : espaces suffisamment larges pour faire déplacer l’ensemble des participants (penser aux accès PMR, et si passage en extérieur à un plan en cas de mauvais temps). Il faudra inclure les temps de sortie de salle dans le timing de l’événement

Site web

Selon l'événement, peut être intéressant de créer un site dédié lorsque :

• il faut s’inscrire à des ateliers avec nombre de places limitées
• il y a plusieurs lieux
• l’événement est sur plusieurs jours (y compris si juste une soirée la veille)
• il y a plusieurs experts
• si il y a beaucoup d’informations à communiquer

Ce qui peut apparaître sur ce site :

• les adresses et plans des différents lieux
• le programme
• les bio des experts et des petites vidéos teasing
• le formulaire d’inscription aux ateliers
• le formulaire d’inscription à l’événement si ce n’est pas géré club par club
• les documents à récupérer
• les consignes particulières (sanitaires, covoiturage…)
• un espace pour leurs questions en amont
  

Lien site exemple Belux

Invitation

Les invitations pour un événement Apm se font en plusieurs étapes :

• Dès que la date est fixée : envoi d’un save the date (créé par la Maison Apm), envoyé soit par la Maison Apm, soit par les animateurs, selon l’événement
• Entre 2 et 3 mois avant : envoi d’un email via Next Apm pour un Interclubs par l’animateur (comme pour la rencontre de Club) pour inscription ou d’un mail avec un formulaire pour inscriptions
• Entre 2 mois avant et 1 semaine avant : envoi d’emails de relance (fréquence et nombre en fonction des réponses)

1 semaine avant + 2 jours avant : envoi d’un email de confirmation du lieu (avec lien pour plan d’accès) et de l’horaire, incluant le badge le cas échéant

Signalétique

Lors des visites du lieu, évaluer les endroits qui nécessitent une signalétique particulière :

• pour orienter les participants vers leurs ateliers, espaces de pause…
• pour séparer certaines populations (animateurs, présidents, adhérents)
• lorsque la signalétique sur place est insuffisante (ex : toilettes, sortie…)
• pour afficher les consignes sanitaires
  

Vérifier quels sont les moyens existants utilisables :

• écrans (vérifier dimensions et possibilité d’affichage différent sur chaque écran)
• présentoires (format)
  Lien vers un modèle : https://docs.google.com/presentation/d/1tMWekLjbOI28JiEkcsQnDEw5jTX_Le4t/edit?usp=sharing&ouid=110824900075601786797&rtpof=true&sd=true

🌱 Prévoir des supports de signalétique intemporels 🌱

Visibilité de l'événement
 

Sur les réseaux sociaux

Pourquoi : pour toucher d'autres dirigeants, entretenir l'appartenanceà l'Apm et favoriser l'engagement des adhérents, experts et animateurs.

Nous avons recensé les bonnes pratiques pour prendre la parole sur Linkedin, parler de l'Apm à l'occasion d'un évenement.

Lien vers le Guide Linkedin 2024 

Vous y trouverez comment créer un evénement sur Linkedin pour lui donner de la visibilité (page 13)

L'équipe communication est à votre disposition pour vous aiguiller. Contactez Hélène Van Heems : helene.vanheems@apm.fr 

Vous avez besoin d'aide pour vos vidéos. Contact : aurore.maggi@apm.fr

Sur Apm Radio : partagez votre événement à travers un flash spécial ou des témoignages de dirigeants apm ambassadeurs de l'évenement.  Contactez Hélène Van Heems : helene.vanheems@apm.fr 

Lien vers Apm radio

Dans les médias

Un événement Apm peut être une opportunité de développer la notoriété de l’Apm via la presse locale.

En quoi cet événement peut être intéressant ?

• un contenu (expert / expertise) particulièrement attractif pour la presse
• le nombre d’entrepreneur(s) adhérents concernés

Pour évaluer cette opportunité et vous faire accompagner, contactez Hélène Van Heems (helene.vanheems@apm.fr)

Lien vers le tuto RP Apm

🌱 Pensez à la parité des intervenants 🌱

La programmation des experts :

Offre déjà existante :

• "sur catalogue" : Pour les interclubs de moins de 5 clubs, il existe une offre Apm spécifique d’interclubs déjà construits (experts exclusifs et regards-croisés) en plus de l’offre habituelle de rencontres qui est adaptable en interclubs. https://next.apm.fr/explorer/intervention/search/?intervention_type=1
• extracycle déjà fait et reproduit dans une autre région

Offre "sur mesure"

Le processus :

• 1 Définir une thématique d'interclubs

Intégrer le consultant pédagogique dès le début de la réflexion pour qu'il s'imprègne du sujet

• 2 Réfléchir à la pédagogie

Plénières, ateliers (avec ou sans expert), expérientiel, visite de lieu, codév, etc... => quelle expérience veut-on faire vivre aux adhérents ?

• 3 Identifier les experts

C'est là que tout le savoir faire du consultant pédagogique entre en jeu ;-) En s'étant bien imprégné de la thématique et des objectifs de l'interclubs, il saura identifier les experts les plus adaptés

• 4 Contacter les experts

C'est le rôle du consultant pédagogique. Il vérifie la disponibilité des experts, leur envie de se lancer dans le projet et leur disponibilité pour développer un contenu exclusif ou reformater leur intervention habituelle.

• 5 Construire le contenu

Les animateurs prennent le relais, avec les experts ils précisent le contenu, ce que chacun apportera au thème et la pédagogie adoptée. Plusieurs réunions sont souvent nécessaires entre les animateurs et les experts. Il est important de prévoir un temps où les experts se rencontrent pour comprendre en quoi leurs propos se complètent.

• 6 Ressources

Tout au long du processus le consultant pédagogique reste en support auprès des animateurs et experts.

Le rôle du binôme du consultant pédagogique / expertise

• Identifier les experts
  
• Pour programmer les experts dans le cadre d'un interclubs, on fait essentiellement appel aux experts Apm.
  
• Ils sont déjà connus du réseau et peuvent être intervenus dans certains clubs participants à l'interclubs. L'objectif est donc de travailler avec eux une intervention différente de celle qu'ils font en club pour permettre aux adhérents de les (re)découvrir sous un autre angle.
  
• L'interclubs permet aussi de découvrir de nouveaux experts ayant rejoint le réseau récemment et encore peu intervenus dans les clubs. En les rencontrant en interclubs, par exemple lors d'un atelier, les clubs peuvent être amenés à programmer l'expert en rencontre de club par la suite.
  
• Le rôle du binôme consultant pédagogique / expertise est donc fondamental dans la conception d'un interclubs car il connaît l'offre Apm par coeur ! Il saura identifier les experts qui porteront le contenu et saura conseiller sur les meilleures associations d'experts.

Prendre contact avec les experts et les programmer

• Une fois les experts identifiés, le consultant a pour rôle de les contacter. Il vérifie deux choses essentielles : la disponibilité de l'expert à la date prévue et son envie de s'engager dans le projet.
  
• En effet, adapter son intervention ou développer une nouvelle thématique pour un interclubs demande du travail aux experts. Il est donc important de vérifier auprès des experts s'ils sont prêts à s'engager dans cette démarche.

Accompagner l'ingénierie pédagogique

• Une fois les experts de l'interclubs confirmés, vient le temps de l'ingénierie pédagogique de la journée. Cette étape essentielle de la construction d'un interclubs est essentiellement portée par les animateurs, le consultant pédagogique étant un support et une ressource à disposition des animateurs. Il peut se faire accompagner d'un permanent de l'équipe "Développement de l'Offre" (qui recrute les experts de l'APM).
  
• S'il n'y a pas trop d'experts (3 à 5) : organiser une réunion avec tous les experts de l'interclubs permet d'affiner la thématique. En échangeant entre eux, ils calent leur contenu pour que leurs propos se complètent. Cela donne une cohérence globale à l'interclubs et permet aussi aux experts de se connaître avant le jour J (#convivialité)
  
• S'il y a beaucoup d'experts (dans le cadre d'un grand interclubs), une réunion avec tous est plus compliquée : il vaut mieux se répartir les rôles entre animateurs. Chaque animateur accompagne un expert dans la préparation de son atelier.

Bonnes pratiques

• Vous l'aurez compris, le rôle du consultant pédagogique est essentiel pour programmer les experts d'un interclubs. Pour l'aider dans sa mission, il existe quelques bonnes pratiques :
• Le prévenir le plus tôt possible d'un projet interclubs pour qu'il anticipe sur les programmations des rencontres de clubs
• L'intégrer dès les premières réflexions sur la thématique pour qu'il s'imprègne du projet et comprenne bien vos attentes
• Accepter qu'il vous challenge sur vos demandes, il connait l'offre par coeur et aura peut-être des propositions inattendues à vous faire
• Une fois les experts identifiés et programmés : se répartir les rôles entre animateurs pour travailler les contenus avec les experts
• Le tenir au courant de l'avancée du projet, lui proposer de participer aux réunions d'étape.

Toute l'équipe est à votre disposition alors n'hésitez pas à nous contacter pour organiser de superbes interclubs!

Les pépites

• Courtes vidéos de présentation des experts avec l'application clip'apm (voir ici comment l'utiliser)
• Charter l'événement aux couleurs de l'Apm avec un visuel reconnaissable, à décliner sur tous les supports (save the date, évaluation, site, signalétique…)
• Site dédié
• Combinaison de temps d’apprentissage, d'échanges en petits groupes et de moments conviviaux
• Investissement des animateurs, réactivité et accompagnement par la Maison Apm
• Partager un temps de retex avec les parties-prenantes
• Travail collaboratif pour bonifier les idées

Les erreurs à éviter

• Ne pas faire d’appel d’offres
• Ne pas étudier, challenger plusieurs lieux et les prestataires à partir du cahier des charges
• Ne pas écrire le rôle et la mission des prestataires et intervenants
• Ne pas prévoir de plan B (ex : météo, lieu, hôtel, restauration, experts)
• Repartir à 0 sans tenir compte de ce qui existe déjà (ex : modèles d’invitation…)
• Ne pas s’être mis d’accord sur qui valide les devis et factures
• Ne pas intégrer les acomptes et deadlines de réglement
• Ne pas réaliser en amont un budget complet et minimiser les coûts
• Ne pas inclure les frais en amont du jour J dans le budget (nuits d’hôtel, restauration, frais de transport; frais de réunions prépatoires avec les acs /présidents)
• Sous-estimer le nombre de participants
• Ne pas avoir un déroulé précis de la journée (le conducteur minuté)
• Ne pas répéter avec les experts et animateurs
• Ne pas faire de Retex
• Ne pas partager le calendrier des réunions en amont, ne pas utiliser de documents partagés
• Ne pas planifier toutes les étapes du projet, les responsabilités de chacun, le cadrage budgétaire,
• Manque de réactivité, d’association des acteurs en amont et fonctionner en silot.